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2006년도 제2회 개인정보취급사무에 관한 실지검사 보고서의 의견에 대한 조치 결과
지조사의 개요| 검사일 | 2006년 12월 8일 |
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| 검사 대상 | 어린이 청소년국 중앙아동상담소(현 서부 아동상담소), 호도가야구 서비스과 |
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어린이 청소년국 중앙 아동상담소(현 서부 아동상담소)
회의 자료의 관리 룰에 대해서[조속·현장](개선 의견)| 의견 요지 | 회의에서 자료 배부된 개인정보의 관리를 각 사람의 자기책임에 맡기는 상황은 적절하지 않기 때문에 통일된 룰을 만들도록 개선해야 한다. |
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| 조치 결과 | 원조 방침 회의에서 사용하는 회의 자료에 대해서는, 회의 후의 취급에 대해서, 소내에서 통일한 룰을 마련하고 있지 않았습니다.실지 검사에서의 지적을 받아, 다음과 같이 취급하기로 했습니다. 소장·지원 과장·상담 조정계장·케이스에 관련된 담당 계장·의사록에 대해서는, 모든 자료를 보존합니다.이들 이외에서 계속 사용이 필요한 경우는, 소장이 계속 사용하는 자료를 지정해, 해당 자료를 일단 회수·보관하고 나서 다음 회의 때 다시 배부합니다.1회의 회의에서 완결한 것, 계속 사용이 종료한 것에 대해서는, 회의 종료 후 담당 직원이 회수해, 슈레더로 재단 처리합니다. |
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서고의 잠 관리에 대해서[중장기·시 전체(환경 정비)](개선 의견)| 의견 요지 | 사무실 전체로 잠금 관리되고 있지만 현재 관련돼 있는 아동의 케이스 파일이 직원 개인의 책상 서랍에 보관돼 무자물이나 잠을 수 없는 것이 있었다.
업무 및 인원증가에 따른 사무공간의 좁음화에 의해, 잠금 가능한 캐비닛류도 철거하지 않을 수 없는 상황이었지만, 적어도, 야간에 대해서는 잠금 관리할 수 있도록, 중장기적으로는 정비해 개선해야 한다. |
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| 조치 결과 | 케이스 파일을 보관하고 있는 가동식 서고에 대해서는, 현재, 잠글 수 없는 구조가 되고 있습니다만, 금년도의 서부 아동상담소의 개수 공사에 아울러, 칸막이 벽의 설치 등에 의해 시정 관리할 수 있도록 검토합니다. |
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담당자에 의한 개인정보의 보유에 대해서[조속·현장](개선 의견)| 의견 요지 | 담당 업무의 기본 정보로서 수중에 두어야 할 개인정보가 있는 경우라도, 그 필요성을 고려해 최소한도로 하는 것과 동시에, 업무시간외는 수납하는 등 적정하게 관리하기 위한 룰을 만들어야 한다. |
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| 조치 결과 | 케이스 파일에 대해서는, 필요 때마다 보관 서고로부터 꺼내, 아동 등의 기본 정보, 원조 방침등을 확인하는 것으로 하고 있습니다만, 개인정보 유출 방지를 위해, 특히, 업무 시간외의 케이스 파일의 서고에의 보관에 대해서, 재차 주지·철저했습니다 |
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직원의 지미 아동의 정보 관리에 대해서(제안 의견)| 의견 요지 | 직원의 거주구는 담당시키지 않는 것으로 되어 있지만, 거주구 이외에서도 친척·지인 등의 아동을 담당하거나, 또는 그 안건에 관한 정보를 알 수 있는 것은 적절하지 않기 때문에, 그 직원에게 정보가 전해지지 않도록 배려하는 구조를 만드는 것을 제안한다. |
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| 조치 결과 | 친척이나 지인 등 지기의 아동을 담당시키는 것은 정보 유출의 위험성, 아동·보호자 등에 적절한 원조를 하는 위에서도 적절하지 않고 담당시키는 것은 생각하지 않습니다.실지 검사의 지적을 받아, 케이스의 담당을 결정할 때, 지기가 아닌지 확인하는 것을 수속에 짜넣기로 했습니다.또, 연 1회의 개인정보 보호에 관한 연수시, 지기의 케이스에 대해서는 자기 신고등을 실시하도록 지도해, 정보에 대해서도 제공하지 않도록 철저합니다. |
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지원 아동의 개인정보 관리에 대해서(제안 의견)| 의견 요지 | 지원 아동의 개인정보는 종이매체 케이스 파일에 의해 관리되고 있지만, 직원은 누구나 아동 정보에 접근할 수 있는 상태가 되어 있어 내부 유출의 위험 요인이 될 수 있다.
또, 담당 직원 1명만으로는 대응 곤란한 안건도 늘고 있다고 하는 것이므로, 주 담당자·부담당자의 팀 체제로 하고, 정보를 공유하는 룰을 명확하게 하는 것과 동시에, 장래적으로는 지원 경과도 시스템으로 관리할 수 있도록 하는 것을 제안한다. |
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| 조치 결과 | 현재, 케이스에 대해서는, 담당 지구에 근거해 각각 직원 1명으로 케이스를 담당하는 것을 기본으로 하고 있어, 주 담당·부 담당 등의 팀 체제는 취하고 있지 않습니다.또, 상담 조정·지원계 등 직원에 대해서는, 업무의 필요성으로부터, 아동 정보에 액세스할 수 있는 구조로 하고 있습니다.지적을 받아, 개인정보의 유출 방지의 관점에서, 업무를 실시하는데 있어서의 과제, 문제점등을 검토해, 액세스할 수 있는 직원의 제한에 대해서 검토를 해 갑니다.지원 경과의 시스템화에 대해서는, 복지 5법 시스템의 개수 등에 아울러 검토해 갑니다. |
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단말 조작 매뉴얼의 보관 방법에 대해서(제안 의견)| 의견 요지 | 복지5법 시스템의 조작 매뉴얼이 단말기 근처에 놓여 있었지만 악의적인 사람이 부정하게 조작할 가능성을 생각해 업무 시간외는 수납하는 등 매뉴얼의 보관 방법에 대해 배려할 것을 제안한다. |
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| 조치 결과 | 복지 5 법 시스템의 조작 매뉴얼에 대해서는, 편리성으로부터 지금까지 복지 5법 시스템 단말 근처에 상시 두고 사용하고 있었습니다만, 향후, 업무 시간외는, 캐비닛에 수납해, 그 때마다 꺼내 사용하는 방식으로 합니다. |
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복지 5 법 시스템 단말의 로그인·로그아웃의 철저에 대해서[조속·시 전체](개선 의견)| 의견 요지 | 신속한 시민 대응을 위해서 시스템 단말기에 로그인한 채 복수의 직원이 단말기를 조작하고 있어 개인정보 접근이 적정하게 관리되지 않는 상황이 되고 있었다.
이석시에 스스로 로그아웃하고 다시 로그인하는 기본적인 룰을 준수해야 하며, 업무소관국은, 다른 직장에 대해서도, 단말 조작자마다 로그인·로그아웃하는 룰의 철저에 대해 다시 한번 주지 철저해야 한다. |
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| 조치 결과 | 신속한 시민 대응을 위해 시스템 단말기에 로그인한 채 여러 직원이 단말기 조작을 하고 있는 일이 있었습니다.현재는 지적과 같이, 단말 조작자마다 로그인·로그아웃하는 룰을 직원에게 주지 철저했습니다.아울러 단말을 조작중, 창구나 전화 대응 등으로 부득이하게 이석할 때도, 로그아웃하도록 룰을 정했습니다. |
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상용 파일의 보관 관리에 대해서[조속·현장](개선 의견)| 의견 요지 | 창구 카운터 배후의 캐비닛 상에 신고 등의 접수를 기록하는 파일이 놓여져 있지만, 야간도 둔 채로였다.상용 파일이라 해도 야간은 잠글 수 있는 서고에 보관하는 등 보관 상황을 재검토해야 한다. |
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| 조치 결과 | 지적이 있던 캐비닛에 놓여있는 파일에 관해서는 기존 캐비닛을 활용하여 열쇠가 걸리는 장소에서 보관 관리를 실시했습니다.개인정보의 보관에 관해서는 업무 종료시에 직원이 자물쇠한다는 규칙을 정했습니다. |
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