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- 실지 검사 보고서의 의견에 대한 조치 결과(2006년도 제1회)
최종 갱신일 2024년 7월 30일
여기에서 본문입니다.
실지 검사 보고서의 의견에 대한 조치 결과(2006년도 제1회)
실지 검사 보고서의 전문은, 보고서 일람 페이지로부터 보실 수 있습니다.
| 검사일 | 2006년 7월 7일 |
|---|---|
| 검사 대상 | 건강 복지국 복지보건과 나카구서비스과 |
건강 복지국 복지보건과
| 의견 요지 | 데이터가 수정의뢰서대로 올바르게 수정됐는지, 이례적 처리가 없었던 것에 대해 정기적으로 점검·검사를 실시하는 것이 바람직하다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 각 연도에 1회 정기 감사를 실시하고 있습니다.이 감사시를 포함한 적절한 기회에 작업지시서 이외에 이례적 처리가 이루어지지 않은 것에 대한 확인을 할 수 있도록 새로운 시스템에 있어서는 효과적인 점검·검사 방법에 대해서 검토해 실시합니다. |
| 의견 요지 | 시스템 개수시에는, 데이터 참조시의 액세스 로그도 보존하는 것, 액세스 로그를 점검할 수 있는 장표 등을 구청 등의 현장에서도 내세워, 현장에서 점검할 수 있도록 해야 한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 참조시의 액세스 로그를 보존하는 것은, 개인정보에의 부정 액세스에 대한 억제력이 되기 때문에, 새로운 시스템에 대해서는, 「개인 정보를 기록한 시스템에 있어서의 단말기에 의한 데이터의 갱신, 검색 등의 조작의 기록에 관한 요강」(2003년 8월 25일 총 I 제120호)의 규정에 따라 구축・운용해 갑니다. |
| 의견 요지 | 창구에 있어서의 오교부 방지에는, 시스템에서 개인을 특정하기 위한 바람직한 검색 방법을 주지 철저하는 것이 유효하다고 생각되지만, 현상은, 각 구에서 다양한 검색 방법을 이용하고 있어, 통일적인 매뉴얼 등이 작성되어 있지 않다.본 시스템에서 가장 합리적이고 바람직한 검색 방법을 국과 구가 협동하여 개발, 각 구에 표준 매뉴얼로서 나타내, 요코하마시를 올려 실시해야 한다. 또한 새로운 시스템에서는 요코하마시의 인구 규모에 따른 확실하고 빠른 검색 기능의 장비를 검토해야 한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 이번 지적에 따라 검색 방법에 관한 매뉴얼을 작성했습니다.또, 연 1회 실시하고 있는 유저 연수에 있어서도 향후는 설명 항목으로 해 갑니다. 또한 18년도의 새로운 시스템 기본 설계에서는 사용자의 의견을 받아, 개인 검색에 대해서는 지금까지의 가나 2문자 이상・생년월일에 의한 검색 방법에 그치지 않고, 「모호 검색」등 최고의 기술 수준을 적용하는 내용으로 하고 있습니다. |
| 의견 요지 | 서버 룸에 대해 적어도 마지막 종사자가 퇴실할 때에는 잠그도록 검토하는 것을 제안한다.또 악의적인 공격이나 부정을 상정한다면 미래의 과제로 방범카메라 설치를 검토할 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 서버 룸의 잠금 실시를 행하는 것으로 하고, 설치 공사를 발주 끝입니다. 또, 현재에도 직원 및 스탭은 자기 카드에 의한방범카메라를 설치하기 위해 준비중입니다. 【보충】 서버 룸의 잠금 및 방범카메라 설치는 2006년도 내에 실시된다. |
| 의견 요지 | 수탁업자의 보안에 관한 사내 규정은 사외비라고 하는 것이지만, 시의 측에서, 필요한 대책이 강구되고 있는지에 대해 앙케이트 등에 의해 확인해, 기록을 남기도록 검토하는 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 수탁업자의 보안에 관한 사내 규정에 대해서는, 사외비이지만, 수탁업자에 있어서 필요한 보안 대책이 강구되고 있는지, 시의 측에서 확인해 기록을 남기는 수법을 검토해 갑니다. |
| 의견 요지 | 새로운 시스템에서는 이용자 일람표 등이 출력 가능하게 된다고 했지만, 다운로드한 데이터 등의 관리에 대해서 지금 중에서 검토하는 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 신시스템에 있어서는, 편리성을 높이기 위해, 구청에서 통계 데이터나 이용자 일람표 등을 출력할 수 있도록 검토하고 있으므로, 다운로드한 데이터 등의 관리 룰에 대해서도 아울러 검토해 갑니다. |
| 의견 요지 | 지금까지 발생한 오송 첨부의 대부분은 창문 봉투 발송 방식을 채용하는 것으로 회피할 수 있다.새로운 시스템 도입에 있어서는, 현재의 복지 5법 시스템에서 결정 등의 문서를 발송하고 있는 업무를 찾아내, 창문 열에 의한 발송을 할 수 있도록 검토하는 것을 제안한다. 또, 요코하마시의 시스템 전반에 말할 수 있는 것이지만, 수신인의 인자 위치 등의 통일을 도모해 창문 봉투의 규격을 공통화함으로써 봉투 작성 등의 비용 절감 효과도 기대할 수 있다고 생각한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 오송부를 방지하기 위해서는, 창문 봉투의 활용이 유효하다고 생각하고 있어, 현행 시스템에 있어서도, 국용, 구용의 창문 봉투의 규격을 공통화하고 있습니다.신 시스템에서는, 규격의 공통화를 전제로 한 대상 장표의 범위의 확대에 대해서, 업무 소관과와도 협의해 검토해 갑니다 |
나카구 서비스과
| 의견 요지 | 공금 지출 파일을 보관하는 락커에 문이 없다.업무 종료 후에는 이동식 울타리에 의해 입실 수 없도록 배려는 되어 있지만, 무시정 로커에 개인정보를 보관하고 있는 상태는 바람직하지 않다.가급적 신속하게 개선해야 할 사항이지만, 다른 업무를 포함하여 잠금 설비가 없는 서장 등에의 개인정보의 보관이 없는지 확인을 실시해, 우선 순위를 붙인 다음, 장기적으로는 개선해야 한다. |
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| 조치 결과 | 지적 공금 지출 파일을 포함하여 서비스과에서 관리, 보존하고 있는 문서의 90% 이상은 개인정보를 포함한 문서입니다.한편, 문서를 관리·보관하고 있는 서고의 약 70%는 문이 없거나, 어느 경우에도 잠을 할 수 없는 상태입니다.또한 그동안의 업무 증가와 인원증가로 직장의 좁아지고, 필요한 서고의 설치 장소를 확보할 수 없는 상황이 되어 있어, 문서의 적절한 정리 관리가 되어 있지 않은 상황이 되고 있습니다. 지적된 개인정보의 적절한 관리는 매우 중요한 문제라고 받아들이고 있으며, 앞으로 필요한 공간 확보와 잠금할 수 있는 서고에 대해 계획적 정비해 나갈 것입니다. |
| 의견 요지 | 장애인(아) 일상생활 용구 급부·대여 사업에서는, 행정에 있어서 개인을 특정, 급부·대여를 결정하기 위해서 필요한 개인정보라도, 그 모든 것을 업자 앞으로의 문서에 기재할 필요는 없다.업자에게 필요·불가결한 개인정보에 한정하는 것이 바람직하다.새로운 시스템에서 개선을 검토되고 싶다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 새로운 시스템에서는 사업소에 제공하는 정보의 필요성에 대해 정사하고 항목을 한정하도록 검토해 갑니다.(건강 복지국장애복지과 회답) |
| 의견 요지 | 장애인(아) 일상생활 용구 급부·대여 사업에서는, 신청을 받고 나서의 순서가 담당자의 릴레이처럼 되어, 전체를 통괄할 수 없고, 처리의 완결을 용이하게 확인할 수 없는 구조가 되고 있다.새로운 시스템에서는 신청 입력 후 결재, 봉입 완료까지를 확인·기록할 수 있도록 검토하는 것을 제안한다. 서비스과에서 우송하는 개인정보를 포함한 문서의 대부분은 복지5법 시스템으로부터 프린트 아웃되는 문서이다.우송 체크표에 있어서의 송부처란은 필기나 워드프로세서 작성하고 있지만, 새로운 복지 5법 시스템에서는 송부해야 할 문서 모두가 기록된 「개인 정보 우송 체크표」를 작성하도록 검토하는 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 사무 처리에 복수의 담당이 관여해 오므로, 처리 상황의 일람 기능을 신 시스템에 도입해, 전체의 진심으로 관리를 할 수 있도록 검토해 갑니다. 개인정보 우송 체크표에 대해서는, 시스템에서의 대응 가능성에 대해 검토해, 오송부가 생기지 않도록 계속 노력해 갑니다.(건강 복지국장애복지과 회답) |
| 의견 요지 | 시청 전체의 문제이지만, 대량 발송물은 직원에 의한 수작업이 아니고, 자동 봉입·봉함, 위탁업자로부터의 발송으로 전환하도록 검토하는 것을 제안한다. |
|---|---|
| 조치 결과 | 대량 발송 업무의 위탁화 등에 대해서는, 업무소 관국 등에 있어서 오송부 등의 사고 방지 대책으로서 추진하고 있어, 현재, 나카구 서비스과에서는 직원에 의한 대량 봉입·대량 발송 업무는 실시하고 있지 않습니다. 오송부 등의 사고 방지 대책으로서, 유효하다고 생각하고 있으므로, 업무소 관국 등에 있어서 계속 추진하도록(듯이) 일해 갑니다.(나카구 서비스과 및 시민 활력 추진국 시민 정보과 회답) |
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